Jak zorganizovat firemní večírek: checklist krok za krokem

Firemní večírek pro 20 až 60 lidí zorganizujete v deseti krocích: domluvíte termín a pošlete pozvánky, nastavíte rozpočet, vyberete prostor, vyřešíte jídlo a pití, připravíte program a hudbu, domyslíte fotky a cestu hostů, v den D se držíte harmonogramu a po akci poděkujete. Začít se vyplatí zhruba osm týdnů předem, u prosincových termínů ještě dřív. Ke každému kroku najdete krátký checklist a na konci celou časovou osu na jednom místě.

Než se pustíte do jednotlivých kroků, odpovězte si na tři otázky. Pro koho večírek je: jen pro tým, nebo i pro partnery a rodiny? Proč ho pořádáte: konec roku, výročí, dokončený projekt, uvítání nových kolegů? A jaký má být: klidný večer s povídáním, nebo večer, kdy se bude tančit? Z odpovědí vyplyne skoro všechno ostatní, od velikosti prostoru po hudbu.

Pomůže také určit jednoho hlavního organizátora a k němu jednoho pomocníka. Když se o každém detailu radí pět lidí, rozhodnutí se táhnou týdny.

1. Kdy večírek uspořádat a kdy poslat pozvánky?

Vyberte dva až tři možné termíny a nechte tým hlasovat v krátké anketě. Vyhněte se uzávěrkám, dovoleným a týdnům, kdy je půlka firmy na služebních cestách. Pokud chystáte vánoční večírek, počítejte s tím, že o prosincové pátky je zájem, a termín řešte s větším předstihem.

Jakmile termín máte, pošlete krátkou zprávu, ať si ho všichni zablokují v kalendáři. Samotnou pozvánku rozešlete čtyři až šest týdnů předem.

Co by v pozvánce nemělo chybět:

• datum, čas začátku a konce
• adresa a popis, jak se na místo dostat
• program v jedné dvou větách
• dress code, pokud nějaký je
• termín, do kdy potvrdit účast
• dotaz na stravovací omezení a alergie

Týden před akcí pošlete připomínku. Počet potvrzených hostů budete potřebovat pro prostor i pro catering.

2. Jak nastavit rozpočet na firemní večírek?

Nejdřív sepište všechny položky a teprve potom řešte částky. U večírku pro desítky lidí se snadno zapomene na drobnosti, které dohromady udělají nemalou sumu.

• pronájem prostoru a úklid
• jídlo a pití
• hudba a technika
• program, fotograf a výzdoba
• doprava hostů
• rezerva zhruba 10 % na nečekané výdaje

U každé nabídky si ověřte, jestli je cena s DPH, nebo bez DPH, a co přesně zahrnuje. Podrobný rozpad nákladů najdete v článku Kolik stojí firemní večírek v Brně.

Rozpočet se hlídá snáz, když má prostor pevnou cenu. V MOCUP.STUDIO stojí večer do 30 hostů 9 900 Kč bez DPH a do 60 hostů 14 900 Kč bez DPH. Cena je stejná ve všední den i o víkendu a úklid po akci je v ní zahrnutý.

3. Jaký prostor pro firemní večírek vybrat?

Prostor ovlivní atmosféru večera víc než výzdoba nebo menu. Než cokoli podepíšete, zjistěte hlavně tohle:

• Bude prostor jen pro Vás, nebo budete sál sdílet s dalšími hosty?
• Pro kolik lidí je stavěný a jak se v něm hosté budou pohybovat?
• Do kolika hodin můžete zůstat?
• Co je v ceně a co se platí navíc?
• Můžete si přivézt vlastní pití, nebo se platí korkovné?
• Kdo po akci uklízí a jaké jsou storno podmínky?

Každé z těchto otázek se podrobně věnujeme v článku Pronájem prostoru na firemní akci v Brně. Pokud se rozhodujete mezi podnikem a pronajatým prostorem, přečtěte si i nápady na firemní večírek bez hospody.

Jednou z možností je MOCUP.STUDIO na adrese Gargulákova 1647/34 v Brně. Na firemní večírek si tu pronajmete celé studio o rozloze 240 m² s devíti scénami, jen pro Vaši firmu, od 15:00 do 22:00.

4. Jak vyřešit jídlo a pití?

U jídla se nejdřív rozhodněte o formě. Raut nebo menší jídla do ruky nechají lidi volně chodit a bavit se, servírovaná večeře večer zklidní. Množství domluvte s dodavatelem podle počtu potvrzených hostů a délky večera a myslete na vegetariány a alergiky, na které jste se ptali v pozvánce.

U pití počítejte se třemi skupinami: kdo pije alkohol, kdo nepije a kdo řídí. Voda a dobré nealko by měly být stejně samozřejmé jako víno a pivo.

V hospodě nebo restauraci platíte pití s přirážkou podniku. V některých pronajatých prostorech si můžete přivézt vlastní. V MOCUP.STUDIO to vypadá takhle:

• vlastní pití včetně alkoholu přivezete bez poplatku
• na přání zařídíme bečku piva
• vlastní jídlo přivézt můžete, ve studiu je kuchyňské zázemí (podívejte se na scénu Kitchen)
• catering připraví partnerská Cateringovka a nacení se zvlášť

5. Jaký program na firemní večírek připravit?

Program je snadné přeplnit. Lidé přišli hlavně kvůli sobě navzájem, takže stačí pár pevných bodů a mezi nimi dost času na povídání.

• přípitek a krátké slovo vedení, ideálně do deseti minut
• ohlédnutí za rokem ve fotkách nebo krátkém videu
• poděkování nebo ocenění konkrétním lidem
• společná fotka celého týmu, dokud jsou všichni na místě
• kvíz o firmě nebo jiná hra pro týmy

Pokud chcete aktivnější formát s úkoly a soutěžemi, inspiraci najdete v článku o netradičním teambuildingu v Brně. Ve studiu máte projektor i ozvučení v ceně, takže prezentaci nebo video pustíte bez shánění techniky.

6. Stačí vlastní playlist, nebo pozvat DJ?

Vlastní playlist stačí, když má večer spíš klidný průběh. Určete kolegu, který ho má na starosti, a připravte dvě části: tišší hudbu na začátek, kdy se lidé baví a jedí, a živější na druhou polovinu večera. Týden předem můžete nechat každého přidat dvě tři oblíbené písničky do sdíleného seznamu.

DJ se vyplatí, když se má tančit. Pozná, kdy přidat a kdy zvolnit, a nikdo z týmu nemusí celý večer hlídat telefon s hudbou. Hlasitost i konec hudby naplánujte s ohledem na noční klid.

V MOCUP.STUDIO je ozvučení v ceně večera. DJ je příplatek: 5 000 Kč bez DPH na 3 hodiny, 9 000 Kč bez DPH na celý večer.

7. Kdo bude na večírku fotit?

Máte tři možnosti. Fotit může kolega s telefonem, jenže ten pak z večírku sám mnoho nemá. Můžete pozvat fotografa, od kterého dostanete fotky na web, sociální sítě i do interní komunikace. Nebo připravíte místo, kde se hosté vyfotí sami.

Předem domluvte, co se bude zveřejňovat. Ne každý chce být na firemním profilu, a když to řeknete dopředu, ušetříte si dodatečné mazání.

Ve studiu jsou kulisy hotové. Devět scén, třeba Gentleman's Salon s koženou pohovkou a knihovnou, poslouží jako pozadí pro skupinové i portrétní fotky. Fotografa na akci nebo aftermovie a krátká videa pro sociální sítě si můžete přiobjednat jako příplatek.

8. Jak se hosté dostanou na místo a zpátky?

Do pozvánky dejte adresu s odkazem na mapu a napište, jak se na místo dostat. Kdo bude na večírku pít, pojede domů bez auta, proto domluvte kontakt na taxi nebo spolujízdu s těmi, kdo pít nebudou.

Přímo u MOCUP.STUDIO (Gargulákova 1647/34, 614 00 Brno) je parkování pro minimálně 2 auta. Ostatním hostům se vyplatí doporučit MHD nebo taxi a napsat to rovnou do pozvánky.

9. Na co myslet v den D?

Sepište harmonogram s časy a rozešlete ho všem, kdo se na večeru podílejí: dodavatelům, kolegovi s hudbou i tomu, kdo bude mluvit. Jeden člověk by měl mít u sebe telefony na všechny dodavatele a být tím, na koho se ostatní obrátí, když něco nesedí.

Počítejte s časem na přípravu. Studio máte k dispozici od 15:00, takže když hosty pozvete na 17:00, zbydou Vám dvě hodiny na příjezd cateringu, nachystání pití a vyzkoušení projektoru.

• harmonogram s časy a kontakty
• seznam potvrzených hostů
• prezentace nebo video vyzkoušené na místní technice
• pití nachystané před příchodem hostů
• domluva, kdo večer ukončí a projde prostor

10. Co udělat po firemním večírku?

Do dvou dnů pošlete týmu poděkování a sdílejte fotky, u kterých víte, že nikomu nevadí. Přidejte krátkou anketu se třemi otázkami: co se líbilo, co by příště mělo být jinak a jestli termín a čas vyhovovaly.

Zkontrolujte faktury od všech dodavatelů a zapište si poznámky pro příští rok. Za dvanáct měsíců budete rádi, že nemusíte zjišťovat, kolik pití zbylo a kdo měl kontakt na DJ.

Úklid po akci v MOCUP.STUDIO řešit nemusíte, je součástí ceny.

Jak vypadá celý checklist na časové ose?

• 8 týdnů předem: účel večírku, rozpočet, dva až tři termíny, anketa v týmu
• 6 týdnů předem: výběr a rezervace prostoru, oznámení termínu
• 4 až 6 týdnů předem: pozvánky s termínem potvrzení účasti
• 4 týdny předem: catering, hudba nebo DJ, fotograf
• 2 týdny předem: počet hostů, stravovací omezení, harmonogram
• 1 týden předem: připomínka, doprava, nákup pití
• den D: příprava, kontakty, technika
• do 2 dnů po akci: poděkování, fotky, anketa, faktury

Online rezervaci večera v MOCUP.STUDIO je potřeba odeslat nejméně 10 dní před akcí. Po odeslání přijde faktura na pronájem se splatností 7 dní a večer držíme až do splatnosti.

Chcete mít velkou část checklistu vyřešenou najednou? V konfigurátoru na stránce Firemní večírek v MOCUP.STUDIO vyberete termín, počet hostů, atmosféru i příplatky. Na prostor se můžete nejdřív přijet podívat, prohlídka studia je zdarma a objednáte ji v rezervaci. Vše o večírcích ve studiu shrnuje článek Firemní večírek v Brně ve fotostudiu.